Thursday, December 26, 2013

Bài 9. Tạo mục lục

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.


Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.


Xem toàn bộ các bài viết về Trình bày luận văn bằng MS. Word, vào đây.

Để tạo được mục lục trong Word, ta phải hoàn thành việc định dạng và đánh số thứ tự cho tất cả các đề mục sẽ xuất hiện trong mục lục.


Tạo mục lục


  • Đặt chuột vào vị trí muốn đặt mục lục
  • Trên thanh công cụ chọn Refrences
  • Chọn Table of Contents
  • Chọn Insert table of Contents
  • Chọn Show page numbers để số trang xuất hiện tương ứng với các mục
  • Chọn Right align page numbers để số trang được căn sang lề phải
  • Trong mục Tab leader, chọn kiểu liên kết giữa tên đề mục và số trang
  • Trong mục Show level, chọn số cấp độ sẽ xuất hiện trong mục lục
  • Nhấn OK để hoàn thành mục lục


Định dạng lại và chỉnh sửa mục lục


  • Ta có thể định dạng lại mục lục như thay đổi cỡ chữ, thêm một số ký tự (ví dụ đánh dấu hai chấm sau số chương,...) và giữ nguyên những thay đổi này. Khi cập nhật mục lục, ta chỉ cập nhật số trang của mỗi phần.
  • Phần tên các chương gồm hai dòng, khi xuống dòng ta nhấn SHIFT + ENTER để hai dòng này được viết cùng dòng trong phần mục lục tự động.


Cập nhật mục lục


Trong quá trình chỉnh sửa, ta có thể thay đổi tên các đề mục, chỉnh sửa, thêm, bớt nội dung làm cho số trang của các phần thay đổi. Khi đó, ta phải cập nhật lại mục lục. Cách làm như sau:


  • Đặt chuột vào phần nội dung của mục lục
  • Nhấn chuột phải
  • Chọn Update Field
    • Chọn Update page numbers only nếu ta chỉnh sửa phần nội dung của luận văn nhưng không có những chỉnh sửa đối với các đề mục. Lựa chọn này cho phép ta cập nhật lại số trang tương ứng với các đề mục mà không làm mất đi phần định dạng và nội dung chúng ta đã chỉnh sửa đối với bảng mục lục
    • Chọn Update entire table nếu ta muốn cập nhật lại toàn bộ mục lục. Lựa chọn này sẽ xoá bỏ toàn bộ những thay đổi về định dạng và nội dung mục lục mà ta đã chỉnh sửa, thêm, bớt trong bảng mục lục.

Bài 8. Đánh số trang

Xem toàn bộ các bài viết về Trình bày luận văn bằng MS. Word, vào đây.

Các bạn có thể nhấn chuột vào link dưới để xem video hướng dẫn của mình về đánh số trang trên Youtube.com

Link:
Đánh số trang

Bài 7. Trích dẫn và tạo danh mục tài liệu tham khảo

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.


Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.

Xem toàn bộ các bài viết về Trình bày luận văn bằng MS. Word, vào đây.




Khi sử dụng nội dung trong bài viết của các tác giả khác, ta phải trích dẫn nguồn thông tin đó của ai, trong tài liệu nào. Để trích dẫn tài liệu tham khảo, ta cần làm thực hiện:


  • Thứ nhất: trích dẫn thông tin tham khảo trong phần nội dung
  • Thứ hai: tạo danh mục các tài liệu tham khảo ở cuối cuốn luận văn


Ta thực hiện các bước sau:


Bước 1: Tạo danh sách các tài liệu tham khảo


Để trích dẫn nguồn tham khảo và tạo danh mục tài liệu tham khảo ta làm như sau:
Bước 1: Nhập thông tin nguồn tài liệu tham khảo
Bước 2: Tạo
Trên thanh công cụ, chọn References
  • Chọn Insert Citation
  • Chọn Add New Source để thêm tài liệu vào danh mục
  • Type of Source:
    • Chọn Book nếu tài liệu là sách
    • Chọn Book Section nếu phần trích dẫn thuộc một phần của một cuốn sách (có thể chỉ rõ tên của phần đó, số trang của phần đó trong cuốn sách)
    • Chọn Journal Article nếu là báo ngày
    • Chọn Article in a Periodical nếu là báo theo kỳ (tháng/quý/năm,...)
    • Chọn Conference Proceeding nếu là bài viết của hội thảo
    • Chọn Report nếu là báo cáo
Ví dụ, chọn Book
  • Author:
    • Nhập trực tiếp tên tác giả. Ví dụ, Nguyễn Văn A
    • Vào Edit để nhập từng mục
      • Last: Họ
      • First: Tên
      • Middle: Tên đệm
Nhấn Add, sau đó nhấn OK
  • Title: Tên sách. Ví dụ: Cạnh tranh trong nền kinh tế mở
  • Year: Năm xuất bản. Ví dụ: 2010
  • City: Thành phố nơi xuất bản. Ví dụ: Hà Nội
  • Publisher: Nhà xuất bản. Ví dụ: Hoà Bình
  • Nhấn OK để hoàn thành việc nhập thông tin về cuốn sách


Bằng cách tương tự, ta nhập thông tin về những tài liệu tham khảo khác.


Danh sách các tài liệu tham khảo này sẽ được lưu trong Master List của Manage Sources và ta có thể sử dụng cho những bài viết khoa học khác.


Bước 2: Tạo danh mục tài liệu tham khảo của luận văn trong Manage Sources


  • Trên thanh công cụ chọn Manage Sources
  • Trong mục Master List chọn nguồn tài liệu trích dẫn, sau đó chọn để đưa nguồn trích dẫn sang mục Current List. Toàn bộ tài liệu trong Current List sẽ xuất hiện trong danh mục tài liệu tham khảo ở cuối luận văn
  • Nhấn Close để đóng cửa sổ Manage Sources


Bước 3: Trích dẫn trong phần nội dung bài luận văn


  • Đặt chuột ở vị trí cần trích dẫn nguồn
  • Trên thanh công cụ chọn Insert Citation
  • Nhấn chuột vào tài liệu cần trích dẫn để nguồn trích dẫn xuất hiện trong phần nội dung luận văn tại vị trí đặt chuột.


Bước 4: Tạo danh mục tài liệu tham khảo ở cuối luận văn


  • Đặt chuột tại vị trí cần đặt danh mục tài liệu tham khảo
  • Trên thanh công cụ chọn Bibliography
  • Chọn Insert Bibliography, toàn bộ danh mục tài liệu trong Current List đã tạo sẽ xuất hiện trong danh mục tài liệu tham khảo


Bước 5: Chọn kiểu của trích dẫn


Trên thanh công cụ chọn kiểu muốn dùng trong mục Style


Bước 6: Kiểm tra, rà soát danh mục tài liệu tham khảo



  • Trên thanh công cụ chọn Manage Sources
  • Trong Current List, những tài liệu đã được trích dẫn sẽ được đánh dấu v (cited source) phía trước.
  • Nếu thấy xuất hiện tài liệu chưa được đánh dấu:
    • Hoặc phải thêm phần trích dẫn này trong nội dung luận văn (nếu phải trích dẫn)
    • Hoặc phải xoá tài liệu này trong danh mục tài liệu tham khảo bằng cách xoá nó trong Current List (nếu luận văn không tham khảo tài liệu này)

Bài 6. Định dạng đoạn nội dung

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.


Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.


Xem toàn bộ các bài viết về Trình bày luận văn bằng MS. Word, vào đây.

Định dạng đoạn nội dung là căn lề cho đoạn nội dung, định khoảng cách giữa hai dòng trong một đoan, khoảng cách giữa hai đoạn, khoảng cách thụt vào đầu dòng của dòng đầu tiên.


Các bước thực hiện


  • Bôi đen đoạn nội dung cần định dạng


  • Trên thanh công cụ chọn Paragraph trong mục Home


  • Alignment: Justified
Chọn Justified để các ký tự được căn cả lề trái và lề phải


  • Outline level: Body Text
Chọn Body Text để xác định đây là đoạn nội dung chứ không phải tiêu đề


  • Left: 0”
Là khoảng cách từ đoạn nội dung đến lề trái. Left: 0” là viết sát lề trái


  • Right: 0”
Là khoảng cách từ đoạn nội dung đến lề phải. Left: 0” là viết sát lề phải


  • Special: First Line; By: 0.5”
Dòng đầu tiên của đoạn nội dung được thụt vào đầu dòng 0.5”


  • Before: 12”
Là khoảng cách từ đoạn nội dung đang được định dạng đến đoạn nội dung liền trước


  • After: 12”
Là khoảng cách từ đoạn nội dung đang được định dạng đến đoạn nội dung liền trước


  • Line spacing: Multiple; At: 1.3
Là khoảng cách giữa hai dòng của đoạn văn bằng 1.3 lần khoảng cách giữa hai dòng đơn. Khoảng cách giữa hai dòng đơn là khoảng cách giữa hai dòng khi ta chọn Line spacing là Single.

  • Nhấn OK để hoàn thành việc định dạng

Bài 5. Định dạng đề mục các chương

Học cách sử dụng MS. WORD thông qua cách trình bày một bài luận văn.


Bài viết này nằm trong loạt bài viết Trình bày luận văn bằng Ms. Word hướng dẫn các bạn hiểu cách làm và  trình bày được một bài luận văn đẹp, đúng quy cách thông qua những ví dụ cụ thể.


Xem toàn bộ các bài viết về Trình bày luận văn bằng MS. Word, vào đây.

Để định dạng và đánh số thứ tự cho các đề mục thuộc các chương ta làm như sau:


Bước 1: Định dạng, đặt cấp độ cho các đề mục và đặt tên cho các kiểu định dạng của các đề mục


Bước 2: Tạo danh sách, đánh số thứ tự và sự liên kết giữa các cấp độ của đề mục


Bước 1
Định dạng, đặt cấp độ cho các đề mục


Định dạng các đề mục cấp 1


  • Bôi đen nội dung đề mục
  • Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm, căn giữa
  • Trên thanh công cụ chọn Paragraph
    • Chọn Outline level 1
    • Nhấn OK


  • Lưu định dạng
    • Bôi đen đề mục
    • Trên thanh công cụ chọn Styles
    • Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap1


Định dạng các đề mục cấp 2
  • Bôi đen nội dung đề mục
  • Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm
  • Trên thanh công cụ chọn Paragraph
    • Chọn Outline level 2
    • Nhấn OK
  • Lưu định dạng
    • Bôi đen đề mục
    • Trên thanh công cụ chọn Styles
    • Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap2


Định dạng các đề mục cấp 3
  • Bôi đen nội dung đề mục
  • Chọn font chữ Times New Roman, cỡ chữ 13, chữ đậm
  • Trên thanh công cụ chọn Paragraph
    • Chọn Outline level 3
    • Nhấn OK
  • Lưu định dạng
    • Bôi đen đề mục
    • Trên thanh công cụ chọn Styles
    • Chọn Save Selection as a New Quick Style và đặt tên cho định dạng này là Chcap3


Bước 2
Đánh số thứ tự, tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục


Đánh số thứ tự cho đề mục
Tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục.
Trên thanh công cụ chọn Define New Multilevel List
  • Click level to modify:1
  • Link level to style: Chcap1
  • Level to show in galery: Level 1
  • Number style for this level: 1, 2, 3, ...
  • Enter formating for number: CHƯƠNG 1
Giữ nguyên số 1 đang được bôi đen, đánh thêm từ CHƯƠNG vào trước, xoá dấu chấm sau số 1 được bôi đen. Số 1 được bôi đen là số ở dạng động, tức là có thể tự động thay đổi thành 2, 3, … ở các định dạng cùng cấp tiếp theo. Số không được bôi đen là số ở dạng tĩnh, không thể tự động thay đổi được.
  • Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
  • Start at: 1
  • Numer alignment: Left
  • Aligned at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự
  • Text indent at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.
  • Follow number with: Nothing (là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục)
  • Click level to modify: 2
  • Link level to style: Chcap2
  • Level to show in galery: Level 2
  • Number style for this level: 1, 2, 3, ...
  • Enter formating for number: 1.1.
    • Số thứ tự có thể tự động xuất hiện
    • Nếu số thứ tự không tự động xuất hiện thì đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó chọn Include level number from: Level 1
    • Thêm dấu chấm ở cuối mỗi số 1
    • Số thứ tự xuất hiện phải được tự động bôi đen thì mới có thể thay đổi tự động ở các định dạng cùng cấp tiếp theo.
  • Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
  • Start at: 1
  • Restart list after: Level 1
  • Numer alignment: Left
  • Aligned at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự
  • Text indent at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.
  • Follow number with: Space
Đây là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục.
  • Click level to modify: 3
  • Link level to style: Chcap3
  • Level to show in galery: Level 3
  • Number style for this level: 1, 2, 3, ...
  • Enter formating for number: 1.1.1.
    • Số thứ tự có thể tự động xuất hiện
    • Nếu số thứ tự không tự động xuất hiện
      • Đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó chọn Include level number from: Level 2;
      • Đặt chuột ở trước số 1 được bôi đen tự động, sau đó tiếp tục chọn Include level number from: Level 1
    • Thêm các dấu chấm ở cuối mỗi số 1
    • Số thứ tự xuất hiện phải được tự động bôi đen thì mới có thể thay đổi tự động ở các định dạng cùng cấp tiếp theo.
  • Font: Times New Roman; Font style: Bold; Size: 13
  • Start at: 1
  • Restart list after: Level 2
  • Numer alignment: Left
  • Aligned at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến số thứ tự
  • Text indent at: 0”
Đây là khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục kể từ dòng thứ 2 đối với trường hợp đề mục dài nhiều dòng. Khoảng cách từ lề đến phần nội dung của đề mục ở dòng thứ nhất bằng khoảng cách từ lề đến số thứ tự cộng dấu cách/dấu tab/hoặc không cộng thêm gì tuỳ lựa chọn trong phần Follow number with.
  • Follow number with: Space (là khoảng cách từ số thứ tự đến nội dung đề mục)
  • Nhấn OK để hoàn thành việc tạo danh sách và sự liên kết giữa các cấp độ đề mục


Định dạng và đánh số thứ tự cho các đề mục còn lại thuộc các chương

  • Bôi đen đề mục cần định dạng
  • Trên thanh công cụ mở toàn bộ phần Styles
  • Chọn Chcap1, Chcap2, Chcap3 tương ứng với các đề mục

Chức năng File requests trong Dropbox

Chức năng file requests trong Dropbox giúp cho việc tập hợp và quản lý các tài liệu của một nhóm làm việc được dễ dàng và thuận tiện. So với...