Quản lý dữ liệu kinh doanh

Để quản lý dữ liệu kinh doanh, phần lớn các công ty vẫn sử dụng Ms. Office, mà chủ yếu là Excel.

Tuy nhiên, ngoài Excel thì các bạn cũng có thể kết hợp sử dụng Access, các ứng dụng online (VD: Google form, Google sheet,...)

Dưới đây là một số lưu ý khi sử dụng Excel trong việc quản lý dữ liệu của công ty.

Tạo cơ sở dữ liệu

Bạn nên tạo một cơ sở dữ liệu bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết. VD: cơ sở dữ liệu về nhân sự, cơ sở dữ liệu về các thông tin tài chính,...Tuy nhiên, khi làm báo cáo tổng hợp thì chỉ nên trích lọc những thông tin cần thiết cho báo cáo bằng việc copy ra sheet mới, file mới, xóa bỏ những thông tin không cần thiết trong trường hợp cụ thể đó. VD: lập báo cáo về thâm niên của nhân viên công ty thì không cần đến các trường như địa chỉ, ghi chú,...

Không merge các ô trong cơ sở dữ liệu

Khi tạo cơ sở dữ liệu thì không nên merge các ô dữ liệu​ vì việc merge các ô sẽ hạn chế nhiều chức năng trong excel như sort, filter, pivot,...

Thống nhất cách nhập thông tin

Thống nhất cách nhập thông tin sẽ giúp bạn dễ dàng thống kê, phân nhóm hay lọc dữ liệu một cách dễ dàng. VD: Khi nhập thông tin ưng viên ứng tuyển vị trí nhân viên kinh doanh, ứng viên thứ nhất được ghi là: nhân viên kinh doanh (viết đầy đủ từ kinh doanh), ứng viên thứ hai lại được ghi là: nhân viên KD (viết tắt từ kinh doanh). Việc không thống nhất như vậy sẽ gây khó khăn trong việc lọc các nhóm, lập báo cáo pivot,...

Nhập ngày tháng đúng quy cách

Một vấn đề thường gặp khi nhập dữ liệu là ngày tháng đó là bạn không rõ phải nhập ngày trước, tháng sau hay tháng trước ngày sau. Nhiều người thường xử lý bằng cách cho thêm dấu phẩy trên (') để biến ô đó thành dạng text. Tuy nhiên, khi biến thành dạng text thì các hàm về ngày tháng sẽ không thể sử dụng được nữa.

Để biết cách xử lý vấn đề về nhập ngày tháng, bạn cần phân biệt cách nhập ngày tháng và cách hiển thị ngày tháng trong Excel là khác nhau.

Cách nhập ngày trước hay tháng trước sẽ phụ thuộc vào loại ngôn ngữ mà hệ thống của máy tính (window) được lựa chọn chứ không phải là lựa chọn trong Excel. Để lựa chọn phần này, bạn vào Control Panel -> Language -> Change date, time or number formats. Nếu bạn chọn format là English (United Kingdom) thì khi nhập máy sẽ hiểu là ngày trước, tháng sau. Còn nếu bạn chọn format là English (United States) thì máy sẽ hiểu ngược lại (tháng trước, ngày sau).

Còn lựa chọn cách hiển thị ngày tháng trong Excel thì bạn lựa chọn trong phần format cells của Excel.