Tạo mục lục trong Word 2007 được tóm tắt bởi các bước như sau:
- Phân tích, mô tả dữ liệu.
- Định dạng và đặt level cho các phần tiêu đề.
- Tạo mục lục: Trên thanh công cụ, chọn References → Insert Table of Contents → Options (nếu cần) → OK và hoàn thành mục lục.
Mô tả dữ
liệu
Nội dung văn bản của chúng ta
như sau:
Một văn bản dài (như đề án,
luận văn, sách,..) cần có mục lục để người đọc dễ theo dõi và tìm
được nội dung cần đọc một cách nhanh chóng.
Bước 1 được thực hiện như sau:
….
Bước 2 được thực hiện như sau:
….
Bước 3 được thực hiện như sau:
….
Cách cập nhật số trang như sau:
…
Mục lục cho văn bản trên sẽ
như sau:
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÁCH TẠO MỤC LỤC
PHẦN 2: CÁC BƯỚC TẠO MỤC LỤC
IV.
Bước 1
V.
Bước 2
VI.
Bước 3
PHẦN 3: CẬP NHẬT SỐ TRANG
Cách tạo mục
lục
Bước 1: Xác định các phần định dạng trong văn bản
Chia theo định dạng, văn bản ở
ví dụ trên gồm các phần sau:
-
Phần được chữ màu tím là phần nội dung chi tiết
(body text);
-
Tiêu đề ở cấp độ 1 (level 1): là các phần được
viết in hoa và in đậm;
-
Tiêu đề ở cấp độ 2 (level 2): là phần được viết
thường và in đậm.
Phần được định dạng là body
text sẽ không xuất hiện ở mục lục. Phần được định dạng là level 1,
level 2, level 3,… sẽ được xuất hiện trong mục lục.
Bước 2: Đặt định dạng và level cho các phần văn bản
-
Bôi đen tiêu đề được xác định là level 1. Ví dụ:
PHẦN 1: GIỚI THIỆU VỀ CÁCH TẠO MỤC LỤC
- Nhấn chuột phải và chọn
paragraph. Trong mục Outline level, chọn level 1.
- Làm tương tự đối với các phần tiêu đề level 2 và level 3,… (nếu có).
Chú ý: Các bạn có thể đặt định dạng và level cho tiêu đề (ví dụ:
PHẦN 1) một lần; sau đó, copy và paste format đối với các tiêu đề
cùng cấp độ khác (ví dụ: copy và paste format cho các tiêu đề PHẦN 2
và PHẦN 3).
Bước 3: Tạo mục lục
-
Đặt chuột ở vị trí cần đặt mục lục
-
Trên thanh công cụ chọn References
-
Chọn Insert Table of Contents
Trong Table of Contents, có một số lựa chọn mặc
định. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể thay đổi những lựa chọn mặc
định này. Dưới đây là giải thích một số lựa chọn mặc định
· Show
page numbers: Chỉ ra số trang tương ứng với phần tiêu đề trong văn
bản
· Right
align page numbers: Số trang được căn lề phải
· Tab
leader: khoảng cách giữa tên tiêu đề và số trang trong
phần mục lục được nối với nhau theo cách thức nào (bởi khoảng
trống, các dấu chấm liên tục hay nét liền)
· Show
levels 3: có 3 levels được xuất hiện trong mục lục. Các
bạn có thể lựa chọn số levels xuất hiện là 2 hay 4, hay 5 tuỳ từng
trường hợp.
-
Để lựa chọn các levels sẽ xuất hiện trong mục
lục, ta vào options để mở ra hộp thoại sau:
Trong hộp thoại này, các tiêu
đề (Heading) sẽ xuất hiện là các tiêu đề được đặt ở level 1, level 2
và level 3. Ta có thể điều chỉnh thứ tự xuất hiện của các tiêu đề
này trong phần mục lục bằng cách đánh số thứ tự trong các ô TOC
level.
Cuối cùng, ta nhấn OK với các
lựa chọn đã thực hiện, ta có mục lục với các tiêu đề đã chọn.
Bước 4:
Cập nhật mục lục
Để cập nhật mục lục, ta nhấn chuột
phải vào phần mục lục rồi chọn Update Field và nhấn OK để hoàn thành.
No comments:
Post a Comment